433 no’lu Genel Tebliğ’de ifade edildiği üzere dijital ortamlarda düzenlenebilen, ibraz edilebilen ve saklanabilen e-arşiv fatura çevrimiçi ortamlarda ticaret yapan gerçek ve tüzel kişilerin işlerini kolaylaştıran bir uygulamadır.

Bir kişinin faturasını dijital ortamda oluşturup e-arşivde saklayabilmesi için e-fatura uygulamasına kayıt yaptırmış olması gerekmektedir. Bu şekilde oluşturulmuş bir fatura yazıcıdan çıktı olarak alınabilir, mail üzerinden gönderilebilir ve daima saklandığı yerden fatura no sayesinde yeniden görüntülenebilir. Bu sayede kaybedilmesi gibi bir durum söz konusu olmayacaktır.

E-Fatura Nedir?

Dijital ortamda hazırlanan faturaların bulunduğu sistem e-fatura şeklinde adlandırılmakta olup geleneksel faturalardan hiçbir farkı bulunmamaktadır. Formatı GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) tarafından belirlenen veri standartlarına uygun şekilde hazırlanırlar. Satıcı GİB sunucusundan aldığı e-faturayı alıcıya olduğu gibi aktarır.

E-Arşiv Nedir?

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirttiği birtakım standartlara uygun şekilde faturaların dijital bir ortamda hazırlanması, raporlanması, ibraz edilmesine olanak tanıyan uygulama e-arşiv olarak adlandırılmaktadır. E-faturası olmayan alıcılara gönderilmek üzere kullanılabilen e-arşiv tüm kişi ve işletmelere elektronik ortamlardan fatura iletme imkanı tanır. Hem e-arşiv hem de a-fatura dijital fatura uygulamalardır.

E-Arşiv ve E-Arşiv Fatura Nedir?

Birbirinden farklı dijital uygulamalar olan e-arşiv ve e-arşiv faturanın arasında ne gibi farklılıklar olduğunu detayları ile belirtelim;

●        E-fatura yükümlüsü olarak kanunda belirtilen kişiler e-fatura kesebilir ve gönderebilir. Gönderici ve alıcının her ikisinin de e-fatura sisteminde kaydının olması şarttır.

●        E-arşiv ise sadece gönderenin e-fatura kullandığı, alıcının e-fatura kullanmadığı bunun yerine kağıt fatura kullandığı durumda düzenlenmektedir.

●        E-fatura kullanmayan her kişi e-arşiv fatura düzenleyebilmektedir.

●        Bütün e-faturalar Gelir İdaresi Başkanlığı’nın kontrolündedir. Bu nedenle bir e-fatura gönderilmeden önce Gelir İdaresi Başkanlığı’na gelir. E-arşiv ise yalnızca ay sonunda sunulan rapor ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilir.

●        Dijital bir ortamdan gönderilen e-faturanın kağıt çıktısı alınamamaktadır. Ancak e-arşiv kağıt olarak çıktısı alınabilen ve dijital ortamda saklanıp görüntülenebilen bir yöntemdir.

●        E-arşiv format konusunda özgür bırakılmışken e-fatura GİB tarafından belirtilen standartlara uygun şekilde hazırlanmalıdır.

●        E-fatura’da entegrasyon için özel entegratör ya da Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemi kullanılır. E-arşiv fatura için ise kendi bilgi sistemi üzerinden işlem yapılır veya özel entegratör tercih edilebilir.

Neden E-Arşiv Fatura Kesmeliyim?

E-arşiv fatura kesmenin işletmelere ciddi anlamda avantajlar sağladığını belirtelim. Bu avantajlardan bazıları;

●        Faturanın dijital ortamlardan aktarılması ve nüshasının e-posta üzerinden gönderilmesi mümkün hale gelir.

●        Dijital ortamda e-arşiv fatura raporlanabilir, saklanabilir ve ibraz edilebilir.

●        Üzerinde ‘irsaliye yerine geçer’ ibaresi yer alan e-arşiv faturalar irsaliye yerine geçmektedir.

●        10 yıl süresince a-arşiv üzerinde faturalar kayıtlı tutulmaktadır.

●        Muhasebe işlemleri daha kolay ve hızlı hale gelir.

●        Muhasebe işlemlerindeki hata payı en düşük seviyeye indirgenmiş olur.

●        Çevreci bir fatura kesme süreci söz konusu olur ve fatura kesmek için gereken kağıt ve mürekkep maliyeti ortadan kalkar.

●        ERP uygulamalarına entegre olunabilir.

●        E-arşiv fatura kullanmak isteyen tüm firmalar e-fatura sistemine dahil olup bu talebini gerçekleştirebilir.

Sık Sorulan Sorular

Nasıl e-arşiv fatura gönderebilirim?

İstediğiniz biçimde e-arşiv fatura hazırlayıp bunu dijital ortamda PDF dosya formatına dönüştürüp e-posta ile alıcıya gönderebilirsiniz.

E-arşive nasıl geçiş yapabilirim?

Gelir İdaresi Başkanlığı veya özel entegratör kurumlardan birini tercih edip kendi sisteminizi Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemine entegre ederek e-arşiv uygulamasına kısa zamanda kolayca geçiş yapabilirsiniz.

E-fatura kullanmak e-arşiv kullanmak için şart mı?

E-arşiv kullanabilmeniz için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın kurallarınca e-fatura kullanıcı olmanız zorunlu bir durumdur.

E-arşiv fatura kesen biri kağıt fatura kesebilir mi?

1 Ocak 2020’de çıkarılan kanuna göre Özel Usulsüzlük Cezasına tabi olan e-arşive geçenlerin e-arşiv faturası yerine kağıt fatura kesmesi bir usulsüzlük olarak nitelendirilmektedir.

Uyumsoft ile Dijital Dönüşüm

Uyumsoft sektörde 27 yılı aşkın zamandır hizmet vermekte olup deneyimi ile tüm işletmelerin dijital dönüşüm süreçlerinde en iyi sonucu elde etmenizi sağlıyor. E-arşiv ve e-fatura süreçleri hakkında piyasanın en iyi hizmetini almak için Uyumsoft ile çalışabilirsiniz. +90 212 467 33 33 telefon numarası üzerinden dilediğiniz zaman müşteri temsilcilerine bağlanarak e-arşiv ve e-fatura hakkında merak ettiğiniz tüm sorularınızın yanıtına anında, kolayca ulaşabilirsiniz.

Diğer çözümlerimiz için : https://www.uyumsoft.com/ adresinden yararlanabilirsiniz.